Elektromobilność w zamówieniach publicznych - przepisy i wymagania

Nowe przepisy dotyczące elektromobilności w zamówieniach publicznych wprowadzają istotne zmiany dla firm i instytucji. Od 1 stycznia 2025 roku wchodzą w życie zaostrzone wymogi dotyczące udziału pojazdów elektrycznych we flotach, a ich niespełnienie grozi poważnymi sankcjami. Przeczytaj, jak się przygotować i uniknąć problemów.

Czym jest elektromobilność w zamówieniach publicznych?

Elektromobilność w zamówieniach publicznych to regulacje, które zobowiązują instytucje publiczne do zwiększania udziału pojazdów nisko- i zeroemisyjnych w swoich flotach.

Zamawiający – tacy jak urzędy miast czy spółki komunalne – muszą uwzględniać kryteria ekologiczne przy zakupie i wynajmie pojazdów, a także przy zlecaniu usług transportowych.

Podstawowe definicje prawne

Zgodnie z ustawą, pojazd elektryczny to pojazd silnikowy napędzany wyłącznie energią elektryczną z akumulatorów, który może poruszać się z prędkością powyżej 25 km/h, przy czym w kontekście większości obowiązków definicja ta ogranicza się do pojazdów o masie do 3,5 tony.

Stacja ładowania to urządzenie lub obiekt z co najmniej jednym punktem ładowania, wyposażone w oprogramowanie do świadczenia tej usługi.

Powiązanie z polityką UE i celami klimatycznymi

Polskie regulacje dotyczące elektromobilności wynikają bezpośrednio z polityką klimatyczną Unii Europejskiej.

Obowiązki te wynikają z wdrożenia w Polsce dyrektywy 2019/1161 (tzw. Clean Vehicles Directive).

Kto podlega elektromobilności w zamówieniach publicznych?

Obowiązki związane z elektromobilnością w zamówieniach publicznych obejmują szeroki krąg podmiotów sektora publicznego. Przepisy ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych kierują konkretne wymogi przede wszystkim do naczelnych i centralnych organów administracji państwowej oraz jednostek samorządu terytorialnego (JST) o określonej liczbie mieszkańców.

Grono zobowiązanych jest jednak szersze i obejmuje także inne podmioty zlecające wykonanie zadań publicznych.

Jednostki samorządu terytorialnego (JST)

W przypadku jednostek samorządu terytorialnego kluczowym kryterium jest liczba mieszkańców – obowiązek dotyczy tych JST, w których przekracza ona 50 000. Mniejsze gminy i powiaty są zwolnione z tego wymogu, choć mogą dobrowolnie wdrażać podobne, proekologiczne rozwiązania.

Od 1 stycznia 2025 roku udział pojazdów elektrycznych we flocie urzędów JST liczących powyżej 50 tys. mieszkańców musi wynosić co najmniej 30%. Wymóg ten obejmuje również umowy na realizację zadań publicznych zlecanych podmiotom zewnętrznym.

Urzędy centralne i inne zamawiające

Ścisłym regulacjom podlegają również naczelne i centralne organy administracji państwowej oraz inne podmioty publiczne zlecające zadania.

Kolejny, znacznie bardziej wymagający próg, zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku – od tego dnia udział pojazdów elektrycznych we flocie tych podmiotów musi wzrosnąć do co najmniej 30%. Obowiązek ten dotyczy to zarówno pojazdów własnych, jak i tych użytkowanych przez wykonawców zamówień publicznych.

Wymogi elektromobilności w zamówieniach publicznych

Główne wymagania elektromobilności w zamówieniach publicznych sprowadzają się do zapewnienia minimalnego udziału pojazdów nisko- i zeroemisyjnych w określonych rodzajach kontraktów.

Celem tych regulacji jest systematyczne zwiększanie liczby ekologicznych pojazdów w sektorze publicznym.

Minimalne udziały pojazdów 2022–2023

Pierwszy etap wdrażania przepisów rozpoczął się 1 stycznia 2022 roku. Od tego dnia zamawiający publiczni i firmy realizujące dla nich zadania publiczne musiały zapewnić, by minimalny udział pojazdów elektrycznych lub napędzanych gazem ziemnym w ich flocie wynosił co najmniej 10%. Był to pierwszy krok, który miał na celu oswojenie rynku z nowymi wymogami i zainicjowanie wymiany taboru na bardziej ekologiczny.

Równolegle Unia Europejska wprowadzała własne cele redukcji emisji dla producentów. Przykładowo, emisje z nowych samochodów dostawczych i ciężarowych musiały zostać obniżone o 15% do 2025 roku w stosunku do poziomu z 2019 roku, co dodatkowo wspierało dostępność pojazdów niskoemisyjnych na rynku.

Wymogi dla autobusów i pojazdów ciężkich

Szczególny nacisk położono na transport publiczny i pojazdy ciężkie, ponieważ odpowiadają one za znaczną część emisji w miastach – stąd bardziej rygorystyczne wymogi dla tych kategorii. Do końca 2030 roku udział autobusów (kategoria M3) napędzanych paliwami alternatywnymi w realizowanych zamówieniach publicznych musi wynieść co najmniej 46%.

Dla nowych pojazdów ciężarowych powyżej 3,5 tony wyznaczono ambitną ścieżkę redukcji emisji, zobowiązując producentów do obniżenia średniej emisji o:

• 15% do 2025 roku,

• 45% do 2030 roku,

• 65% do 2035 roku,

• 90% do 2040 roku.

Cele te mają bezpośredni wpływ na ofertę pojazdów dostępnych dla wykonawców zamówień publicznych.

Terminy elektromobilności w zamówieniach publicznych

Wdrożenie elektromobilności w sektorze publicznym rozłożono w czasie, aby dać zamawiającym i wykonawcom czas na dostosowanie się do nowych wymogów.

Harmonogram wdrożeń 2022–2026

Szczegółowy harmonogram wdrażania elektromobilności wyznacza precyzyjne ramy czasowe dla podmiotów publicznych. Oto kluczowe daty w okresie 2022-2026:

• Od 1 stycznia 2022 r. – Wprowadzenie obowiązku zapewnienia 10% udziału pojazdów elektrycznych lub napędzanych gazem ziemnym we flotach wykorzystywanych przez urzędy centralne i przy realizacji zadań publicznych zlecanych przez JST.

• Od 1 stycznia 2025 r. – Znaczące zaostrzenie przepisów. Minimalny udział pojazdów elektrycznych we flocie JST (powyżej 50 tys. mieszkańców) oraz urzędów centralnych wzrasta do 30%.

• Do 31 grudnia 2025 r. – ostateczny termin na dostosowanie przez JST umowy na wykonywanie zadań publicznych. Kontrakty niespełniające wymogów dotyczących floty wygasną z końcem tego dnia.

• Od 1 stycznia 2026 r. – Wejście w życie nowych przepisów, m.in. dotyczących odliczeń kosztów samochodów firmowych, które będą powiązane z poziomem emisji CO₂, dodatkowo promując pojazdy nisko- i zeroemisyjne.

Cele do 2030 roku

Perspektywa do 2030 roku zakłada dalsze, ambitne cele, które mają przybliżyć Polskę i całą UE do neutralności klimatycznej w transporcie. Zgodnie z unijnymi regulacjami, do tego czasu emisje z nowych samochodów osobowych muszą spaść o 55%, a z aut dostawczych – o 50% w porównaniu do poziomów z 2021 roku.

Przekłada się to również na konkretne udziały pojazdów zeroemisyjnych w 2030 roku w zamówieniach publicznych.

Elektromobilność w Specyfikacji Warunków Zamówienia

Aby prawidłowo wdrożyć wymogi prawne, należy je precyzyjnie określić w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ). To w tym dokumencie zamawiający musi zawrzeć jasne, weryfikowalne i zrozumiałe dla potencjalnych wykonawców oczekiwania dotyczące elektromobilności.

Specyfikacja powinna precyzyjnie określać minimalny udział pojazdów ekologicznych oraz sposób weryfikacji tego wymogu (np. poprzez oświadczenia lub wykazy pojazdów). Zamawiający powinien uwzględnić w niej także koszty eksploatacji i dostępność infrastruktury ładowania.

Formułowanie wymagań technicznych

Formułując wymagania techniczne w SWZ, należy zachować równowagę między precyzją a konkurencyjnością. Zamiast wskazywać konkretne modele, znacznie lepiej jest opisać pojazdy za pomocą kluczowych parametrów, takich jak:

• minimalny zasięg na jednym ładowaniu (np. w cyklu WLTP),

• maksymalny czas ładowania,

• standard złącza ładowania,

• minimalna pojemność baterii.

Kluczowa jest interoperacyjność, czyli zdolność pojazdów do współpracy z ogólnodostępną infrastrukturą ładowania.

Kryteria oceny ofert i udział pojazdów

Elektromobilność to nie tylko warunek konieczny do spełnienia – zamawiający może ją wykorzystać również jako kryterium oceny ofert. Takie podejście pozwala dodatkowo premiować wykonawców, którzy wykazują większe zaangażowanie w ekologiczną transformację. Można na przykład przyznawać dodatkowe punkty za zaoferowanie wyższego niż minimalny udziału pojazdów elektrycznych we flocie.

Innym skutecznym podejściem jest ocena całkowitego kosztu posiadania (TCO – Total Cost of Ownership), który uwzględnia nie tylko cenę zakupu pojazdu, ale także koszty paliwa (energii), serwisowania i utraty wartości. Choć pojazdy elektryczne mają wyższą cenę początkową, często okazują się tańsze w eksploatacji, co stanowi istotny argument w ocenie ofert. Przy szacowaniu kosztów warto korzystać z dostępnych narzędzi, takich jak kalkulatory dopłat, pomagające określić realną cenę pojazdu po uwzględnieniu dotacji.

Obowiązki raportowe i sprawozdawczość roczna

Wdrożenie przepisów o elektromobilności to nie tylko obowiązek stosowania ekologicznych pojazdów, ale także konieczność monitorowania i raportowania postępów. Ustawa nakłada na zobowiązane podmioty wymóg prowadzenia ewidencji i składania corocznych sprawozdań. Kluczowym narzędziem weryfikacji realizacji celów ustawy jest roczna sprawozdawczość.

Obowiązek ten motywuje samorządy i inne jednostki publiczne do systematycznego zarządzania flotą i planowania jej modernizacji. Z kolei firmy muszą budować systemy zbierania danych, które pozwolą przygotować wiarygodne i audytowalne raporty. W dłuższej perspektywie prowadzi to do efektywniejszego zarządzania zasobami.

Co należy raportować i terminy

Roczne sprawozdanie należy złożyć do 31 stycznia za rok poprzedni. Musi ono zawierać informacje o liczbie i udziale pojazdów elektrycznych oraz napędzanych gazem ziemnym we flocie wykorzystywanej do zadań publicznych.

Obowiązek sprawozdawczy istnieje nawet wtedy, gdy dany podmiot nie korzystał w danym roku z żadnych pojazdów ekologicznych. W takiej sytuacji również musi on złożyć sprawozdanie, wpisując w odpowiednich rubrykach cyfrę „0”. Raportowaniu podlegają pojazdy wykorzystywane w ramach zamówień publicznych, których wartość jest równa progom unijnym lub je przekracza.

Kary za brak sprawozdawczości

Choć ustawa nie precyzuje bezpośrednich kar finansowych za samo niezłożenie sprawozdania, zaniedbanie tego obowiązku stanowi naruszenie prawa. Może to prowadzić do negatywnych konsekwencji podczas kontroli prowadzonych przez organy nadrzędne, na przykład Regionalne Izby Obrachunkowe w przypadku JST.

Brak raportowania świadczy o nieprzestrzeganiu obowiązków ustawowych, co może skutkować sporami interpretacyjnymi i wszczęciem postępowania wyjaśniającego. Uporczywe ignorowanie tych obowiązków może zostać uznane za element niewłaściwego zarządzania środkami publicznymi, a to z kolei grozi poważniejszymi konsekwencjami administracyjnymi.

Ryzyka i sankcje przy elektromobilności w zamówieniach

Nieprzestrzeganie wymogów ustawy o elektromobilności wiąże się z poważnymi ryzykami i sankcjami, zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców. Najpoważniejsze konsekwencje mają charakter prawny i mogą doprowadzić nawet do paraliżu usług publicznych.

Zapisy ustawy, mające na celu zdyscyplinowanie podmiotów publicznych, przewidują dotkliwe konsekwencje, z których najpoważniejszą jest groźba automatycznego wygaszenia umów niespełniających ustawowych wymogów.

Ryzyko wygaszenia umów JST

Najpoważniejszą sankcją przewidzianą w ustawie jest automatyczne wygaszenie umów na wykonywanie zadań publicznych, które zawarły jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z przepisami, umowy te wygasną z dniem 31 grudnia 2025 roku, jeśli nie zapewnią wymaganego udziału pojazdów elektrycznych lub napędzanych gazem ziemnym.

Oznacza to, że samorząd może z dnia na dzień zostać bez wykonawcy kluczowych usług, takich jak odbiór odpadów, transport publiczny czy utrzymanie dróg. Taka sytuacja generuje ogromne problemy organizacyjne i prawne, zmusza do pilnego ogłaszania nowych przetargów i grożąc przerwaniem ciągłości świadczenia usług dla mieszkańców.

Utrata wadium i konsekwencje finansowe

Konsekwencje finansowe mogą dotknąć zarówno wykonawców, jak i zamawiających. Dla wykonawcy może to oznaczać np. utratę wadium. Z kolei dla zamawiającego zawarcie umowy z podmiotem niespełniającym wymogów grozi unieważnieniem postępowania, koniecznością poniesienia kosztów jego ponownego przeprowadzenia, a w przypadku projektów unijnych – nałożeniem korekt finansowych lub nawet utratą części dotacji.

Praktyczne aspekty elektromobilności w zamówieniach

Skuteczne wdrożenie elektromobilności w zamówieniach publicznych wymaga więcej niż znajomości przepisów – to złożony proces obejmujący planowanie, analizę rynku i adaptację do nowych technologii. Zarówno zamawiający, jak i wykonawcy muszą myśleć nie tylko o zakupie pojazdów, ale także o wszystkich aspektach ich późniejszej eksploatacji.

Kluczowe jest strategiczne planowanie tras z uwzględnieniem zasięgu pojazdów i lokalizacji punktów ładowania, a także analiza całkowitych kosztów posiadania i wykorzystanie aplikacji do zarządzania flotą EV. W tym procesie transformacji cennymi partnerami stają się firmy oferujące kompleksowe rozwiązania – od projektu po montaż stacji ładowania.

Przykładowe klauzule SIWZ

Aby ułatwić wdrożenie wymogów, warto posługiwać się sprawdzonymi wzorami klauzul w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ). Poniżej znajdują się przykłady, które można dostosować do konkretnego postępowania:

• Klauzula dotycząca udziału pojazdów – „Wykonawca zobowiązuje się, że do realizacji przedmiotu zamówienia będzie wykorzystywał flotę pojazdów, w której co najmniej 30% łącznej liczby pojazdów samochodowych stanowią pojazdy elektryczne w rozumieniu art. 2 pkt 12 Ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych. Na dowód spełnienia warunku, Wykonawca przedstawi wraz z ofertą wykaz pojazdów przeznaczonych do realizacji zamówienia”.

• Klauzula techniczna – „Oferowany pojazd elektryczny kategorii N1 musi posiadać rzeczywisty zasięg na jednym ładowaniu wynoszący nie mniej niż 250 km w cyklu mieszanym WLTP. Pojazd musi być wyposażony w złącze ładowania typu CCS Combo 2, umożliwiające ładowanie prądem stałym (DC) o mocy co najmniej 50 kW”.

Dobre praktyki dla wykonawców

Wykonawcy startujący w przetargach publicznych powinni traktować wymogi elektromobilności jako szansę na zdobycie przewagi konkurencyjnej. Kluczowe dobre praktyki to:

• Dokładna analiza SWZ i zadawanie pytań zamawiającemu w razie wątpliwości.

• Wczesne planowanie rozbudowy floty o pojazdy elektryczne, z uwzględnieniem terminów dostaw i możliwości finansowania (np. leasing, dotacje).

• Analiza potrzeb w zakresie infrastruktury ładowania i decyzja o ewentualnej inwestycji we własne punkty.

• Współpraca ze sprawdzonymi dostawcami pojazdów i stacji ładowania.